【人氣iOS 軟體】ChatWork 雲端會議室,讓你工作溝通效率事半功倍,公私分明,找資料更方便

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對於企業來說,很多工作內容都會與團隊合作相關,通常最重要的就是在「溝通」這一塊,而現在不少人都是使用 LINE 或是 FB 創建群組聊天,但最大的問題就在於對於重要內容的訊息很快就被洗到天涯海角去,平常想要視訊或語音會議也是得另外使用 Skype 等相關軟體,因此有不少公司在團隊工作上就會另外選擇軟體,阿湯要介紹的這款「ChatWork」是能夠滿足我們在團隊工作上的各種需求,我們可以想像他就是結合了 LINE 與 Skype,但對於工作又有更進一步的便利性,究竟什麼是 ChatWork?又能為你做些什麼?往下來看吧。

ChatWork 雲端會議室,讓你工作溝通效率事半功倍,公私分明,找資料更方便

ChatWork 和 LINE 差別在哪裡?

前陣子阿湯也去參加了 ChatWork 的體驗會,其中也有提出和 LINE 究竟有什麼不同,前面阿湯其實有提到 ChatWork 可以說是 LINE 和 Skype 的結合,可以當他是 LINE 企業版,但對於工作又有更進一步的便利性,這一定要再次強調,可以看下方的比較表,其中前二點我們可以先不探討,但針對第三 ~ 第六點都對於工作上的需求非常的實用及便利。

  • 離職時可刪除帳戶(LINE 由於是綁定電話,一般來說你不太可能要求員工刪除帳號)
  • 可搜尋所有歷史紀錄
  • 共同管理工作
  • 紀錄不因使用裝置變更而消失

光是這四點就足以增進團隊合作的溝通效率,而光這樣看一定還是有所不解,往下阿湯就來介紹一些有關 ChatWork 的操作。

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ChatWork 操作介紹:

目前 ChatWork 有網頁版、手機 APP(含 iOS 及 Android),而網頁版(包含行動裝置網頁版)是最完整功能的版本,只要登入帳號就可以立刻使用,所以也沒有裝置上的限制,而 APP 的部份,針對 iOS 及 Android 有些微的功能差異,不過重點功能基本上都是有的。

ChatWork 如同前面我們提到的,是透過 Email 註冊的,因此如果是有公司 Mail,也可以直接用公司 Mail 註冊,更可以公私分開,註冊過程阿湯就不多撰述,很簡單,跟著步驟走就對了。
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而 ChatWork 的網頁版介面其實很好懂,阿湯一登入就幾乎都會使用了,請大家直接切分成三等分,左邊就是交談列表,中間是訊息列表,而最右邊主要是描述與工作交辨內容。

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在最左邊的交談列表中,你可以隨時新增要交談的對象或是群組。

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以群組為例,最方便的是在於,你不一定要先邀請成員,而是可以直接以邀請連結的方式提供給需要加入的成員,以方便隨時可以再新增成員,也可以針對邀請進來的成員分別設定權限,而為了防止連結外流被亂加入,也有審核機制可以啟用,只有管理員可以決定是否新增受邀成員。

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交談列表也有各種篩選方式,比如最簡單的是可以篩選出個人交談或是群組,你也可以針對交談進行分類(讓我想起了 MSN 呀),分類也是 LINE 所沒有的功能。

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其他也可以針對像是一般交談、或只顯示 TO 的內容或是只是顯示有工作交辨的內容,可以很方便的篩選出需求。

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如果你想要更快更精準的找出內容,也可以直接利用上方的搜尋功能,輸入關鍵字,就會列全部跟關鍵字有相關的交談內容,我們當天的偵探遊戲也用上了呀。

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而在聯絡人管理功能中,除了基本的新增、刪除之外,有個很方便的功能,例如:我今天邀請了 10 位加入群組,但這 10 位彼此之間可能還沒有加入聯絡人,這時他們可以很快的透過「未新增」篩選出來,然後可以「批次」選取後一次性加入聯絡人,不用一個個加入,這個超方便的。

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再來我們來稍微看一下中間的訊息列表,其實看到這邊你會覺得,和一般的聊天視窗沒什麼二樣呀,只是在細節的功能上有更多便利性,因此介面大家一定也都能很快的上手。

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聊天的功能裡,除了基本的表情符號及傳送檔案功能之外,其中有一個「TO」的功能,以大家最快明白的舉例方式就是,請想像成 Facebook 的 Tag,意思就是對某個人講話或是回覆的意思,這麼一來在群組聊天裡,就也不用再特別對誰說,也比較不會亂掉,特別是當大家聊了一大堆後,你再要 review 時,才知道有誰跟你說了些什麼。

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而視訊通話與語音通話是團隊工作中不可或缺的功能,像阿湯和朋友之前也幾乎都是網路工作,平常也是透過這樣的方式來溝通討論,目前除了網頁版之外,iPhone 也支援,而 Android 可能再稍待一陣子,應該很快就會更新上去囉。

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而工作列表的部份,你可以在群組裡或針對個人指派都沒有問題,就在右側可以直接新增工作內容,指派負責人(可以多個),以及工作期限,按下新增後,負責人就會收到工作通知。

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而你這邊看到的內容就像這樣,也可以再進行編輯,或相關操作。

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你也可以透過工作管理一次查看全部的工作,如果完成的話就按一下,這樣指派人就知道你已經完成,你也不需要再另外回報。

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平常也可以直接在已完成工作裡查看完成的進度,如果你查看後未完成的話,也可以再點未完成打回去,讓負責人再修改或重做等。

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在看工作時,也記得可以切換交辦人或是負責人,就能馬上分出哪些是自己的工作,在「篩選」這功能上,ChatWork 真的做的很徹底。

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在檔案的部份也有獨立出檔案管理,可以在這裡查看所有上傳的檔案,分享大檔案也很方便,免費的個人帳號基本就有 5GB 可以使用,就算付費,價格也很便宜。

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基本上 ChatWork 操作就是不離工作需求,交談溝通、工作分派、檔案分享,特別是在「搜尋資料」真的是很方便,因此單純的用在公事上,溝通真的是事半功倍,介面也真的很簡單易用,如果還是不太清楚,也可以參照基本使用方法及快速鍵一覽,相信你就可以更好的上手。

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在資料加密的部份,也採用了 SSL,最高等級的加密,也通過了 ISO27001 認證,相信大家看不懂意思,阿湯幫大家翻譯後的總結就是「資料很安全」,所以也不用擔心資料外流的問題,畢竟是要給企業使用,對於安全性的注重可是一點都不馬虎的。

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而針對企業方案,從 10 人~ 200 人各有不同方案可以選擇,而個人方案則是 4 USD。

官方參考:http://www.chatwork.com/zh-tw/price/

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有關 ChatWork 公司:

其實 ChatWork 在台灣也已經有一段時間,在台使用者也已經超過萬人,在日本更是在 2004 年就已經成立,一直都致力於 ChatWork 上,目的就是為了提升工作效率,而在全球也已經有 183 個國家共超過 73,000 家企業採用,處理過的訊息量更已經高達 640,000,000 以上,相當的驚人,也可以在官網上看到各媒體的相關報導。

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ChatWork 體驗會紀事:

我們在體驗會中是由 ChatWork 的工程師未大家介紹相關功能、特色等,他前面用了正學不久的中文和大家打招呼,但為了台灣市場也真的是很認真。

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當天一同體驗的部落客一共有 11 位,在介紹後分為紅白二組,讓大家透過他們精心準備的偵探遊戲好好的體驗 ChatWork 的功能,而且這遊戲也是稍有難度的,大家可也是輪番花了一點時間才解出。

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過程中還一直搞笑弄錯答案,一直針對解答修改。

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透過 ChatWork 一關一關的下來,讓大家也已經上手,但真相只有一個呀.......結果我們白隊輸入了,就差在最後關頭而已,但就趣味十足,輸了也是玩的很開心。

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最後大家就來了一輪大合照。

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而這次體驗到 ChatWork 的團隊合作運用,更能清楚的知道在工作上要怎麼去運用,而 ChatWork 開發團隊也不斷的繼續精進功能,讓 ChatWork 成為工作上的一大利器,阿湯自己也覺得很好用,你也是團隊工作者的話,不妨可以試看看,相信一定能增加溝通上的傳達效率。

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ChatWork 資訊:

官方網站:http://www.chatwork.com/zh-tw/

軟體下載:iOSAndroidChrome 擴充套件

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